Preocupado com a manipulação de dados na sua clínica?
Apresentamos a solução ideal para você: nosso sistema de controle de acesso. Ele permite que você selecione o perfil mais adequado para cada colaborador da sua instituição. Disponibilizamos uma variedade de perfis, incluindo gestor, profissional de saúde, auxiliar, recepção, enfermagem, faturista, caixa, marketing e financeiro. Cada perfil possui um conjunto de funções que restringe o acesso de acordo com o papel desempenhado na clínica.
A seguir, vamos explicar detalhadamente as permissões padrão para cada perfil.
Perfil de Gestor
O gestor desempenha um papel fundamental na clínica, sendo responsável pela maior parte das atividades e, por esse motivo, possui o nível mais alto de acesso ao sistema. Suas permissões incluem o acesso a todas as agendas da clínica, incluindo a capacidade de configurar horários. Além disso, o gestor tem a habilidade de realizar operações especiais, como reverter o status de um agendamento mesmo após o início do atendimento ao paciente, fazer agendamentos fora do horário normal da agenda e realizar agendamentos retroativos. É importante ressaltar que apenas o perfil de gestor tem permissão para incluir ou remover usuários.
No cadastro de pacientes, o gestor possui a autoridade para desativar ou unificar cadastros. Além disso, o perfil de gestor conta com um conjunto de regras predefinidas em cada módulo da plataforma, que são descritas detalhadamente a seguir.
Faturamento: após emitir o orçamento o gestor consegue retornar o status para realizar as alterações necessárias; ele também consegue inserir desconto no valor dos procedimentos ou no pagamento geral; nas ordens de serviço, o gestor possui as autorizações especiais para alterar as informações de pagamento como data de vencimento; o gestor também pode cancelar notas fiscais, caso necessário.
Chat/WhatsApp: o gestor é único perfil que consegue acessar as configurações, modificar o número do WhatsApp, selecionar os usuários que terão acesso ao chat, criar grupos de atendimento, criar etiquetas (tags), adicionar respostas rápidas e definir uma mensagem inicial para saudação.
Atendimento: é mais utilizado pelos profissionais de saúde, mas o gestor pode utilizar esse módulo para criar modelos de documentos como atestado, receita, laudos, depois eles poderão ser utilizados pelo profissionais de saúde. Dentro do atendimento ele também pode criar variáveis e listas de única escolha.
Prontuário: o gestor tem acesso a todos os dados de cadastro, anotações administrativas, histórico financeiro, histórico de agendamentos e aos arquivos administrativos, do paciente.
Financeiro: é o módulo onde o gestor pode gerenciar suas contas, analisando os recebimentos, cadastrado despesas, impostos e transferências entre contas.
TISS: o gestor pode criar guias de atendimento para encaminhar aos convênios posteriormente, também pode criar e gerenciar lotes de guias.
Marketing: gestor pode acompanhar os indicadores de envios de mensagens de SMS, e-mail e WhatsApp; ele também pode criar campanhas definindo o público alvo, mensagem, horários e meio que esta será enviada; também pode ver as notificações de mensagem enviadas e as repostas recebidas dos pacientes.
O menu de configurações é exclusivo do gestor. Lá ele pode modificar o plano de assinatura, emitir o boleto de pagamento; modificar os dados gerais da clinica; cadastrar fichas clinicas; gerenciar os planos de saúde e operadoras; criar tabelas de preços; modificar as configurações de contas bancárias e boletos; inserir informações para emissão de nota fiscal e definir o comportamento padrão para SMS e mensagens automáticas;
O gestor também é considerado responsável financeiro pela clinica, por isso, e-mails de cobrança são encaminhados para o mesmo. Algumas das operações solicitadas ao nosso suporte com grau de criticidade maior, passam pela aprovação dos gestores da instituição.
Perfil Profissional de Saúde
Os profissionais de saúde desempenham um papel crucial na clínica, atuando como prestadores de serviços ou colaboradores. O acesso concedido a esse perfil possui algumas restrições para garantir o correto funcionamento da instituição.
No módulo de agenda, os profissionais de saúde têm acesso apenas às agendas às quais estão vinculados, não podendo visualizar as agendas de seus colegas por padrão. Eles não têm permissão para modificar seus próprios horários; caso seja necessário fazer alguma alteração, devem entrar em contato com o gestor da clínica. Os profissionais de saúde podem incluir novos agendamentos, com exceção dos retroativos. Eles têm a capacidade de manipular o status do agendamento, iniciando e finalizando atendimentos.
No cadastro de pacientes, os profissionais de saúde podem atualizar os dados cadastrais, visualizar informações sobre o plano de saúde, criar anotações e lembretes, além de acessar guias ou ordens de serviço vinculadas ao seu perfil. É possível retirar o acesso a informações como número de telefone e e-mail do paciente.
A seguir, estão detalhadas as permissões do perfil de Profissional de Saúde em outros módulos da plataforma.
Faturamento: o profissional de saúde pode criar ordens de serviço; acrescentar e remover, procedimentos e pagamentos; A visualização ou listagem de ordens de serviços ficam restritas ao vinculo com o profissional de saúde, sendo assim, o mesmo não terá acesso a ordens de serviço vinculadas a outros profissionais.
Chat/WhatsApp: o profissional poderá trocar mensagens com outros membros da equipe de trabalho, como por exemplo a secretária, caso o gestor permita, ele também poderá entrar em contato com os pacientes através do WhatsApp.
Atendimento: o profissional terá acesso a um dashboard com números referentes a atendimentos, a lista de pacientes cadastrados na clinica, aos horários de atendimentos. Ele poderá acompanhar a fila de atendimento em tempo real, verificando o status dos pacientes daquele dia. Ele também poderá criar modelos de documentos como, por exemplo, atestado inserindo variáveis que será substituídas pelos dados de cada pacientes, automatizando o seu trabalho futuramente; o módulo também conta com algumas configurações que poderão ser acessadas pelo profissional; no módulo de prontuário o profissional terá acesso a todas as informações do atendimento com exceção do dashboard; acessando ajustes/configurações o profissional poderá modificar as suas informações de perfil, como informações profissionais, dados pessoais, endereço, dados de contato e senha.
Relatórios: o profissional poderá ter acesso as informações relacionadas aos seus atendimentos; na aba agenda poderá ver, agendamentos por situação, tempos de atendimento, faltas sem remarcação, análise de agendamentos, faltas por agenda, análise de atendimentos por mês; na aba prontuário poderá acompanhar os documentos emitidos aos pacientes. Na aba convênios terá acesso aos relatórios, extrato analítico de procedimentos e resumo de processamentos de convênios; Na aba auditória ele poderá acompanhar as pendencias nos lançamentos de dados.
Perfil Enfermagem
Este perfil é semelhante ao perfil de profissional de saúde e permite que os usuários acessem os prontuários dos pacientes e registrem documentos em geral. No entanto, não concede permissão para realizar registros de conduta médica ou emitir prescrições.
Perfil auxiliar
O perfil de auxiliar é destinado aos colaboradores da clínica responsáveis pela organização da agenda, comunicação com os pacientes e lançamentos financeiros. Em resumo, é uma combinação das funções de caixa e recepção, geralmente desempenhada por secretárias ou secretários.
Os auxiliares têm permissão para atualizar os dados dos pacientes, acessar arquivos administrativos e visualizar as ordens de serviço e guias emitidas para um paciente específico. Além disso, eles podem incluir novos pacientes. A seguir, apresento a listagem de permissões por módulo da plataforma para o perfil de auxiliar.
Agenda: o auxiliar poderá gerenciar a agendas de todos os profissionais da instituição, inserindo, modificando e desmarcando, os agendamentos; o auxiliar não poderá retornar o status de agendamentos, ou seja, caso o paciente esteja em atendimento, o auxiliar não pode modificar o status para espera novamente, isso evita erros operacionais no sistema; o auxiliar também não poderá realizar agendamentos retroativos, ou seja, anteriores ao dia atual; o auxiliar também não poderá alterar as configurações de horário estabelecidas nas agendas.
Faturamento: o auxiliar poderá criar orçamentos (prévias) já inserindo os procedimentos e condições de pagamentos; o auxiliar não poderá voltar o status do agendamento, após emitido, ele só poderá avançar o fluxo para aprovação; ele também poderá emitir ordens de serviços, inserindo os procedimentos e lançamentos financeiros; caso precise ele poderá remover as informações de pagamento, mediante justificativa solicitada no momento da remoção, está poderá ser verificada pelo gestor no módulo de relatórios; o auxiliar poderá emitir notas fiscais, mas o cancelamento não poderá ser realizado pelo mesmo; o auxiliar também não poderá modificar algumas datas de lançamentos financeiros.
Chat: o auxiliar poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno; também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno; o auxiliar poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
TISS: o auxiliar pode criar guias de convênios e visualizar as guias emitidas.
Configurações: ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso.
Relatórios: o auxiliar terá acesso a aba agenda, faturamento e personalizado; na aba agendas ele terá acesso aos relatórios, agendamento por situação, pacientes x meios de comunicação, faltas sem remarcação, faltas por agenda, bloqueios na agenda; na aba faturamento, ele poderá visualizar os relatórios, fechamento de caixa, fechamento de caixa detalhado e produtividade por profissional; na aba personalizado, ele poderá visualizar os relatórios de comissões por profissional produção diária por profissional e produtividade por profissional (personalizado); em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias.
Perfil de Marketing
O perfil de marketing possui acesso a todas as funcionalidades do módulo de Marketing; esse perfil pode visualizar o painel de controle, que exibe informações sobre o número de mensagens de e-mails, SMS e WhatsApp; além disso, tem a capacidade de criar contatos independentemente da lista de pacientes.
No módulo de Marketing, o perfil de marketing pode criar mensagens para campanhas usando diferentes canais, como e-mail, SMS e WhatsApp. Também pode criar novas campanhas, definindo regras de envio para segmentar o público-alvo, estabelecer datas e selecionar a mensagem a ser enviada. Esse perfil acompanha as notificações de mensagens enviadas e pode visualizar as respostas enviadas pelos pacientes. Além disso, possui permissão para editar as mensagens do sistema que são encaminhadas por SMS/WhatsApp e e-mail, bem como desabilitar as que não são desejadas.
No módulo de Relatórios, há uma seção dedicada a fornecer informações sobre marketing. O perfil de marketing pode acessar relatórios como: Efetividade de campanhas, Mensagens por tipo de envio, Quantitativo de mensagens e Estatísticas de eventos de acesso ao sistema.
Nas configurações, o perfil de marketing tem a possibilidade de modificar suas informações de perfil, incluindo foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde e alteração de senha de acesso.
Perfil Recepção
O perfil de recepção é designado para os colaboradores da clínica responsáveis pela organização da agenda e comunicação com os pacientes.
O recepcionista tem permissão para atualizar os dados dos pacientes e acessar os arquivos administrativos específicos de cada paciente. Além disso, eles têm a capacidade de incluir novos pacientes. A seguir, você encontrará a listagem de permissões por módulo da plataforma para o perfil de recepção.
Agenda: o recepcionista poderá gerenciar a agendas de todos os profissionais da instituição, inserindo, modificando e desmarcando, os agendamentos; o recepcionista não poderá retornar o status de agendamentos, ou seja, caso o paciente esteja em atendimento, o recepcionista não pode modificar o status para espera novamente, isso evita erros operacionais no sistema; O recepcionista também não poderá realizar agendamentos retroativos, ou seja, anteriores ao dia atual ou alterar as configurações de horário estabelecidas nas agendas; para otimizar o atendimento o recepcionista poderá gerar ordens de serviço ou lançar guias TISS para que o caixa ou auxiliar possa receber o pagamento.
Chat: ele poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno; também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno; o recepcionista poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
Configurações: ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso.
Relatórios: o recepcionista terá acesso a aba agenda; na aba agendas ele terá acesso aos relatórios, agendamento por situação, pacientes x meios de comunicação, faltas sem remarcação, faltas por agenda, bloqueios na agenda; em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias.
Perfil Caixa
O perfil de caixa é destinado aos colaboradores da clínica responsáveis exclusivamente pelos lançamentos financeiros.
O caixa tem permissão para atualizar os dados dos pacientes, acessar os arquivos administrativos, as ordens de serviço e guias emitidas para pacientes específicos. Além disso, eles têm a capacidade de incluir novos pacientes. A seguir, você encontrará a listagem de permissões por módulo da plataforma para o perfil de caixa.
Faturamento: o caixa poderá criar orçamentos (prévias) já inserindo os procedimentos e condições de pagamentos; o caixa não poderá voltar o status do agendamento, após emitido, ele só poderá avançar o fluxo para aprovação; ele também poderá emitir ordens de serviços, inserindo os procedimentos e lançamentos financeiros; caso precise ele poderá remover as informações de pagamento, mediante justificativa solicitada no momento da remoção, está poderá ser verificada pelo gestor no módulo de relatórios; o caixa poderá emitir notas fiscais, mas o cancelamento não poderá ser realizado pelo mesmo; o caixa também não poderá modificar algumas datas de lançamentos financeiros.
Chat: o caixa poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno; também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno; o caixa poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
TISS: o auxiliar pode criar guias de convênios e visualizar as guias emitidas.
Configurações: ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso.
Relatórios: o caixa terá acesso as abas faturamento, cadastros e personalizado; na aba faturamento, ele poderá visualizar os relatórios, fechamento de caixa, fechamento de caixa detalhado e produtividade por profissional; na aba cadastros ele terá acesso ao relatório tabela de preços; na aba personalizado, ele poderá visualizar os relatórios de comissões por profissional produção diária por profissional e produtividade por profissional (personalizado); em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias.
Perfil Faturista
O perfil de faturista tem acesso ao módulo TISS e é responsável pelo registro de guias no sistema, para o faturamento de convênios; o faturista tem permissão para criar e organizar os lotes a serem enviados aos convênios, além de realizar o faturamento, baixa e controle de glosas.
Observação: Para adicionar os perfis de enfermagem, faturista, caixa e recepcionista à sua clínica, é necessário solicitar a ativação por meio do suporte do sistema. Após a liberação, esses perfis ficarão disponíveis para você associá-los aos usuários desejados.
Ainda tem dúvidas sobre o controle de acesso? Entre em contato conosco por meio do suporte! Estamos sempre à disposição para atendê-lo!